O zarządzaniu projektami i zrównoważonym rozwoju

Dokumenty biznesowe projektu to kluczowe narzędzia, które pomagają określić, dlaczego projekt ma zostać zrealizowany, jakie ma przynieść korzyści oraz jak będą one monitorowane i oceniane. Każdy projekt wymaga pewnej ilości inwestycji – czasu, pieniędzy, zasobów – i te dokumenty biznesowe odpowiadają na pytanie, czy warto w ten projekt inwestować. W PMBOK® Guide dwa główne dokumenty biznesowe to Uzasadnienie biznesowe oraz Plan zarządzania korzyściami. Przejdźmy przez ich definicje i najważniejsze elementy, które warto znać, aby lepiej zrozumieć ich rolę i umieć je skutecznie zastosować.

1. Uzasadnienie biznesowe (Business Case)

Uzasadnienie biznesowe jest jak mapa, która wskazuje, dlaczego projekt jest ważny dla organizacji i jakie korzyści przyniesie jego realizacja. Ten dokument pokazuje, dlaczego warto realizować projekt – czy jest on opłacalny, czy odpowiada na potrzeby biznesowe, a może rozwiązuje istotny problem.

Główne elementy uzasadnienia biznesowego:

Opis potrzeby biznesowej – zawiera szczegółowy opis, dlaczego projekt powinien zostać zrealizowany. Może to być odpowiedź na popyt rynkowy, wymagania klientów, nowe regulacje prawne lub technologiczne innowacje.
Cele strategiczne – wyjaśnia, w jaki sposób projekt wspiera cele i strategię organizacji. Może tu chodzić np. o zwiększenie zysków, wejście na nowy rynek lub wzmocnienie pozycji firmy.
Analiza opcji i rekomendacje – rozważa różne dostępne opcje: czy realizacja projektu jest najlepszym rozwiązaniem? Może są alternatywy, jak usprawnienie istniejących procesów? Analiza ta pomaga wybrać najbardziej optymalny wariant, a rekomendacje wskazują, dlaczego akurat ten wybór jest najlepszy.
Ocena finansowa – to kluczowy element, który pokazuje, jak projekt wpłynie na finanse firmy. Często obejmuje metody takie jak ROI (Return on Investment), IRR (Internal Rate of Return), czy wartość bieżąca netto (NPV), aby pokazać, jak inwestycja się zwróci.

Przykład: Jeśli firma chce stworzyć nową aplikację mobilną, uzasadnienie biznesowe może obejmować analizę, że aplikacja odpowiada na zapotrzebowanie klientów na łatwiejszy dostęp do usług, wspiera wizerunek marki i zwiększy przychody z nowych klientów.

2. Plan zarządzania korzyściami (Benefits Management Plan)

Plan zarządzania korzyściami to dokument, który koncentruje się na tym, jakie korzyści przyniesie projekt oraz jak będą one monitorowane i utrzymywane po zakończeniu projektu. Jest to plan, który pozwala nie tylko dostarczyć korzyści, ale też mierzyć ich efektywność i maksymalizować ich wartość na przestrzeni czasu.

Główne elementy planu zarządzania korzyściami:

Docelowe korzyści – jasno określa, jakie są oczekiwane korzyści z realizacji projektu. Korzyści mogą być materialne (np. wzrost przychodów) lub niematerialne (np. wzmocnienie reputacji marki).
Zgodność ze strategią organizacji – ten element wyjaśnia, jak korzyści wynikające z projektu wspierają strategiczne cele firmy.
Okres realizacji korzyści – określa, kiedy i przez jak długi czas korzyści będą dostarczane, np. czy będą krótkoterminowe, długoterminowe, czy rozłożone na kilka faz.
Metryki pomiaru korzyści – bez miar trudno ocenić sukces projektu. Metryki to konkretne wskaźniki, które pozwalają monitorować, czy projekt przynosi zakładane efekty, np. wzrost liczby klientów o 20% w ciągu roku.
Właściciel korzyści – osoba lub dział odpowiedzialny za nadzorowanie realizacji i raportowanie korzyści. Właściciel korzyści dba o to, by cele projektowe były osiągnięte i zgodne ze strategią.

Przykład: Dla aplikacji mobilnej właścicielem korzyści może być dział marketingu, który monitoruje liczbę pobrań i konwersji na klientów płatnych. Metryki to np. liczba pobrań i czas spędzony przez użytkowników w aplikacji.

3. Jak korzystać z dokumentów biznesowych?

Zarówno uzasadnienie biznesowe, jak i plan zarządzania korzyściami są „żywymi” dokumentami, które mogą się zmieniać wraz z rozwojem projektu. Są one opracowywane we wczesnych fazach projektu, ale wymagają regularnej aktualizacji, szczególnie w miarę pojawiania się nowych informacji lub zmian w środowisku projektu.

Dlaczego są one ważne w praktyce?

Uzasadnienie biznesowe pozwala odpowiedzieć na pytanie, czy projekt rzeczywiście jest opłacalny i strategicznie ważny dla firmy. Bez tego dokumentu łatwo zaangażować się w projekt, który nie przyniesie oczekiwanych efektów.
Plan zarządzania korzyściami pozwala kontrolować, czy projekt rzeczywiście przynosi obiecane efekty. To dzięki niemu można mierzyć wartość projektu i upewnić się, że inwestycja nie była daremna.

Dzięki tym dokumentom biznesowym organizacja może podejmować bardziej świadome decyzje, lepiej planować przyszłe działania oraz efektywnie monitorować realizację swoich strategicznych celów.