O zarządzaniu projektami i zrównoważonym rozwoju

W zarządzaniu projektami mierzenie i optymalizacja korzyści stanowią podstawę sukcesu, zarówno na etapie planowania, jak i realizacji. Współczesne metodologie, jak PRINCE2® i MSP®, dostarczają nam wskazówek, które pomagają zdefiniować i zarządzać korzyściami projektowymi w sposób uporządkowany i efektywny.

Co to jest korzyść projektowa?

W kontekście zarządzania projektami, korzyść projektowa oznacza mierzalną poprawę osiągniętą dzięki rezultatom projektu, uznawaną za wartościową przez interesariuszy. Możemy wyróżnić:

Wynik projektu (ang. project output) – specjalistyczny produkt dostarczony przez projekt, np. nowa aplikacja czy infrastruktura.
Rezultat projektu (ang. project outcome) – efekt zmiany wynikający z zastosowania tego wyniku, np. usprawnione procesy biznesowe.
Korzyść – mierzalny efekt rezultatów projektu, który przynosi realną wartość, np. zwiększona efektywność działania organizacji.

Uzasadnienie biznesowe jako podstawa projektu

Uzasadnienie biznesowe to dokumentacja określająca, dlaczego warto realizować projekt, uwzględniając koszty, oczekiwane korzyści i ryzyka. Kluczowe elementy to:

Koszty – szacowane wydatki na realizację i wdrożenie projektu, w tym przyszłe koszty utrzymania.
Korzyści – przewidywane mierzalne efekty, które można porównać z kosztami.
Ryzyka – potencjalne zagrożenia mogące wpłynąć na osiągnięcie korzyści.

Organizacja, która nie widzi uzasadnienia biznesowego dla projektu, nie powinna go rozpoczynać, a projekt, który przestaje być opłacalny, powinien zostać zamknięty lub zmodyfikowany.

Zarządzanie korzyściami

Zarządzanie korzyściami to proces, który zapewnia, że rezultaty projektowe zostaną osiągnięte i że korzyści faktycznie się zrealizują. Składają się na niego działania takie jak:

Modelowanie i mapowanie korzyści – określenie, jak wyniki projektu przekładają się na potencjalne korzyści.
Strategia zarządzania korzyściami – dokument określający sposób osiągania i monitorowania korzyści.
Profil korzyści – specyfikacja każdego rezultatu oraz metody jego pomiaru.

Cykl zarządzania korzyściami

Proces ten składa się z kilku etapów, które trwają przez cały okres realizacji projektu i obejmują:

Planowanie – ustalenie, jakie korzyści projekt przyniesie oraz jak i kiedy zostaną zmierzone.
Realizacja – wdrażanie działań projektowych, które przynoszą oczekiwane korzyści.
Weryfikacja – potwierdzanie, że osiągnięte korzyści spełniają założone standardy.

W praktyce każda korzyść powinna przejść przez tzw. test DOAM, który sprawdza:

Opis (Description) – czy korzyść jest jasno zdefiniowana?
Obserwowalność (Observation) – czy jest widoczna różnica przed i po projekcie?
Atrybucja (Attribution) – czy korzyść wynika z tego konkretnego projektu, a nie innego działania?
Mierzalność (Measurable) – czy można ilościowo określić efekt korzyści?

Rola interesariuszy i kluczowych ról w zarządzaniu korzyściami

Za wyznaczenie i realizację korzyści odpowiadają różne role w projekcie. Przewodniczący nadzoruje cały proces zarządzania korzyściami, główny użytkownik identyfikuje oczekiwane korzyści i nadzoruje ich realizację, a kierownik projektu utrzymuje aktualność uzasadnienia biznesowego oraz monitoruje podejście do zarządzania korzyściami.

Dzięki takiej strukturze obowiązków interesariusze mają pewność, że projekt nie tylko osiąga swoje cele, ale także przyczynia się do długoterminowej wartości dla organizacji.

Techniki mierzenia korzyści

Do najważniejszych technik mierzenia korzyści należą:

KPI (Key Performance Indicators) – wskaźniki, które pozwalają mierzyć postęp w realizacji celów projektowych.
Mapa korzyści – graficzne przedstawienie relacji między różnymi korzyściami, które projekt ma osiągnąć.
Profile korzyści – dokumentacja sposobu pomiaru każdej korzyści, która zawiera szczegółowe wskaźniki oraz ramy czasowe.

Efektywne zarządzanie korzyściami projektowymi wymaga jasnego określenia celów, zdefiniowania korzyści oraz wdrożenia narzędzi do ich mierzenia. Współczesne techniki zarządzania projektami, takie jak PRINCE2® i MSP®, oferują zestaw metodologii i narzędzi, które pomagają w realizacji tych działań. Właściwe wdrożenie zarządzania korzyściami przyczynia się nie tylko do sukcesu projektu, ale również do wzrostu wartości organizacji i osiągania długoterminowych celów strategicznych.