Kiedy tworzymy dokumenty projektowe?

Każdy projekt, niezależnie od skali i branży, wymaga odpowiedniego zestawu dokumentów, które pomagają w jego skutecznym zarządzaniu. Dokumenty te są tworzone na różnych etapach cyklu życia projektu. Poniżej znajdziesz ich podział według fazy tworzenia.

Faza Inicjowania

1. Karta Projektu (Project Charter)

Kiedy tworzony? Na samym początku projektu, aby formalnie go zatwierdzić.

Cel: Nadaje uprawnienia kierownikowi projektu oraz określa ogólną wizję projektu.

Zawartość: Cele projektu, zakres na wysokim poziomie, kluczowi interesariusze, budżet oraz wstępny harmonogram.

2. Rejestr Interesariuszy (Stakeholder Register)

Kiedy tworzony? Równocześnie z Kartą Projektu, aby zidentyfikować kluczowych interesariuszy.

Cel: Dokumentuje informacje o wszystkich zainteresowanych stronach projektu.

Zawartość: Dane kontaktowe, poziom zainteresowania i wpływu, oczekiwania oraz strategie zaangażowania.

Faza Planowania

3. Plan Zarządzania Projektem (Project Management Plan)

Kiedy tworzony? Po zatwierdzeniu Karty Projektu, jako podstawa dla realizacji projektu.

Cel: Określa sposób realizacji, monitorowania i kontrolowania projektu.

Zawartość: Szczegółowe plany dotyczące zarządzania zakresem, harmonogramem, kosztami, jakością, zasobami, komunikacją, ryzykiem, zamówieniami i interesariuszami.

4. Zakres Projektu (Project Scope Statement)

Kiedy tworzony? Na początku fazy planowania, aby szczegółowo określić zakres projektu.

Cel: Definiuje produkty cząstkowe, kryteria akceptacji oraz elementy wykluczone z zakresu.

Zawartość: Dokładne granice projektu, wymagania i ograniczenia.

5. Struktura Podziału Pracy (Work Breakdown Structure - WBS)

Kiedy tworzony? Po określeniu zakresu projektu.

Cel: Hierarchiczne rozbicie pracy na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania elementy.

Zawartość: Podział pracy na poziomy oraz pakiety robocze.

6. Harmonogram Projektu (Project Schedule)

Kiedy tworzony? Po utworzeniu WBS, gdy wiadomo, jakie zadania trzeba wykonać.

Cel: Przedstawia planowane terminy działań i zależności między nimi.

Zawartość: Daty rozpoczęcia i zakończenia działań, ich wzajemne zależności oraz kamienie milowe.

7. Budżet Projektu (Project Budget)

Kiedy tworzony? Po określeniu harmonogramu i zakresu prac.

Cel: Określa szacowane koszty projektu i tworzy jego bazowy budżet.

Zawartość: Szacowane koszty działań, rezerwy finansowe oraz bazowy budżet projektu.

8. Rejestr Ryzyk (Risk Register)

Kiedy tworzony? Po zdefiniowaniu harmonogramu i budżetu.

Cel: Identyfikuje, ocenia i planuje reakcje na ryzyka w projekcie.

Zawartość: Lista ryzyk wraz z ich prawdopodobieństwem, wpływem na projekt oraz planami reakcji.

Odpowiednie opracowanie tych dokumentów w odpowiednich fazach projektu zapewnia skuteczne planowanie, realizację oraz kontrolę działań. Dobrze prowadzona dokumentacja pomaga uniknąć nieporozumień, poprawia komunikację i zwiększa szanse na sukces projektu.

Strona zrobiona w WebWave.