Procesy zarządzania projektami: Jakie są i jak działają?

Zarządzanie projektami według PMBOK® Guide opiera się na pięciu grupach procesów, które pomagają przejść przez każdy etap projektu od początku do końca. Te grupy procesów to: Inicjowanie, Planowanie, Realizacja, Monitorowanie i Kontrola oraz Zamknięcie. Razem obejmują one 49 procesów, które tworzą kompleksowy plan działania dla managerów projektów. Omówmy, na czym polega każdy z nich i jak może pomóc w osiągnięciu sukcesu projektowego.

1. Procesy Inicjowania

Procesy inicjowania mają na celu uruchomienie projektu lub nowej fazy projektu. Na tym etapie kluczowe jest dokładne zrozumienie, dlaczego projekt jest realizowany i co ma osiągnąć. Inicjowanie pozwala na przekształcenie ogólnej wizji w bardziej konkretne cele i zadania.

Kluczowe procesy w inicjowaniu:

• Opracowanie karty projektu (Develop Project Charter): to dokument, który formalnie rozpoczyna projekt i zawiera najważniejsze informacje o jego celach, zakresie i założeniach. Karta projektu wyznacza kierownika projektu oraz daje mu uprawnienia do korzystania z zasobów organizacji.
• Identyfikacja interesariuszy (Identify Stakeholders): w tym procesie określamy wszystkie osoby i podmioty, które mają wpływ na projekt lub są przez niego dotknięte. Każdy interesariusz może mieć inne oczekiwania, dlatego ważne jest, by od początku zrozumieć ich potrzeby i wymagania.

2. Procesy Planowania

Planowanie to kluczowy etap, w którym szczegółowo opracowujemy działania, jakie będą podejmowane, by osiągnąć cele projektu. Celem procesów planowania jest zbudowanie solidnej podstawy do dalszej realizacji projektu, przy jednoczesnym uwzględnieniu ograniczeń czasowych, budżetowych i zasobów.

Najważniejsze procesy w planowaniu:

• Opracowanie planu zarządzania projektem (Develop Project Management Plan): to centralny dokument, który integruje wszystkie pozostałe plany i wskazuje, jak projekt będzie realizowany i monitorowany.
• Planowanie zarządzania zakresem (Plan Scope Management): określa, co będzie (i nie będzie) częścią projektu oraz jak zakres będzie kontrolowany.
• Tworzenie struktury podziału pracy (WBS) (Create WBS): to proces dzielenia projektu na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania zadania i podzadania.
• Planowanie harmonogramu (Plan Schedule Management): określa, jak i kiedy poszczególne zadania będą realizowane.
• Planowanie zarządzania ryzykiem (Plan Risk Management): definiuje, jakie ryzyka mogą wystąpić, jak je zidentyfikować, ocenić i jak się na nie przygotować.

Wszystkie te procesy planowania są współzależne i pozwalają stworzyć dokładny plan realizacji projektu.

3. Procesy Realizacji

Procesy realizacji skupiają się na wykonaniu pracy zgodnie z planem zarządzania projektem. Kierownik projektu i zespół wykonują działania potrzebne do zrealizowania zakresu projektu, koordynując zasoby i dbając o komunikację z interesariuszami. W tej grupie procesów kluczowa jest elastyczność i zdolność do rozwiązywania problemów na bieżąco.

Główne procesy realizacji obejmują:

• Kierowanie i zarządzanie pracami projektu (Direct and Manage Project Work): w tym procesie kierownik projektu zarządza zespołem, alokuje zadania i monitoruje wykonanie zgodnie z planem.
• Zarządzanie jakością (Manage Quality): kontroluje, czy produkty cząstkowe spełniają wymagania i czy projekt realizowany jest zgodnie ze standardami.
• Pozyskiwanie zasobów (Acquire Resources): obejmuje alokację odpowiednich zasobów (ludzkich, finansowych, materialnych), które są potrzebne do realizacji projektu.
• Zarządzanie komunikacją (Manage Communications): zapewnia przepływ informacji wewnątrz zespołu projektowego oraz między zespołem a interesariuszami.
• Wprowadzenie zatwierdzonych zmian (Implement Approved Changes): obejmuje wprowadzanie do projektu zmian, które zostały zatwierdzone w procesie kontroli.

4. Procesy Monitorowania i Kontroli

Monitorowanie i kontrola to procesy, które pomagają sprawdzać, czy projekt przebiega zgodnie z planem i pozwalają na wprowadzanie korekt, jeśli pojawią się odchylenia. W tej grupie procesów najważniejsze jest utrzymanie projektu na właściwym kursie.

Najistotniejsze procesy monitorowania i kontroli to:

• Monitorowanie i kontrolowanie prac projektu (Monitor and Control Project Work): sprawdzanie postępów i porównywanie wyników z planem zarządzania.
• Kontrola harmonogramu (Control Schedule): analizowanie harmonogramu i podejmowanie działań korygujących, jeśli zadania nie są realizowane na czas.
• Kontrola kosztów (Control Costs): śledzenie wydatków projektu i podejmowanie decyzji, jeśli koszty zaczynają przekraczać budżet.
• Kontrola jakości (Control Quality): ocena, czy produkty końcowe spełniają założone standardy.
• Przeprowadzanie zintegrowanej kontroli zmian (Perform Integrated Change Control): w tym procesie analizowane są wnioski o zmiany w projekcie, a następnie podejmowane są decyzje, czy je zaakceptować, czy odrzucić.

Procesy monitorowania i kontroli pomagają kierownikowi projektu reagować na zmiany i na bieżąco dostosowywać projekt do bieżących warunków i potrzeb.

5. Procesy Zamknięcia

Procesy zamknięcia to ostatni etap, w którym projekt jest formalnie zakończony. Celem tej grupy procesów jest upewnienie się, że wszystkie zadania zostały zakończone, a produkty projektu przekazane interesariuszom. Zamknięcie pozwala także wyciągnąć wnioski na przyszłość, dzięki czemu można ulepszyć zarządzanie projektami w organizacji.

Najważniejsze procesy zamknięcia to:

• Zamknięcie projektu lub fazy (Close Project or Phase): obejmuje formalne zakończenie projektu, zebranie doświadczeń i archiwizację dokumentacji. Jest to czas na przeprowadzenie przeglądu z interesariuszami, zatwierdzenie rezultatów i wyciągnięcie lekcji na przyszłość.

Procesy zamknięcia to nie tylko „odłożenie dokumentów na półkę”, ale ważny moment refleksji i podsumowania – bez tego kroku zespół i organizacja tracą szansę na naukę i doskonalenie.

Zastosowanie procesów inicjowania, planowania, realizacji, monitorowania i kontroli oraz zamknięcia umożliwia lepszą organizację i kontrolę nad projektem. Warto podkreślić, że te grupy procesów niekoniecznie są realizowane linearnie – wiele działań wykonuje się równolegle i iteracyjnie. Na przykład, monitorowanie i kontrola trwają przez cały czas trwania projektu, a planowanie może być aktualizowane w miarę pojawiania się nowych informacji.

Procesy zarządzania projektami według PMBOK® Guide stanowią kompleksowy plan działania, który może być elastycznie dostosowywany do specyficznych potrzeb i wymagań danego projektu. Dają strukturę, ale też możliwość reagowania na zmiany, co jest kluczowe dla osiągnięcia sukcesu projektowego.

Strona zrobiona w WebWave.