O zarządzaniu projektami i zrównoważonym rozwoju

Każdy projekt jest realizowany w specyficznym środowisku organizacyjnym, które wpływa na to, jak projekt przebiega, kto jest zaangażowany, jakie zasoby są dostępne oraz jakie procesy i zasady regulują jego realizację. Organizacje różnią się pod względem struktury, kultury i procedur, co powoduje, że zarządzanie projektami wygląda inaczej w zależności od kontekstu. Właśnie dlatego znajomość kluczowych elementów, takich jak czynniki środowiskowe, aktywna organizacyjne, systemy organizacyjne, ład organizacyjny oraz struktury organizacyjne jest niezbędna do efektywnego prowadzenia projektów.

1. Projekty w organizacji – Co je wyróżnia?

Projekty w organizacji nie funkcjonują w próżni; są powiązane z celami strategicznymi i operacyjnymi organizacji, w której są realizowane. Ich zadaniem jest wdrażanie nowych rozwiązań, wprowadzanie zmian i dostarczanie korzyści, które wspierają rozwój organizacji. To, w jaki sposób projekty są realizowane, zależy od wewnętrznych i zewnętrznych czynników oraz od struktury organizacyjnej.

Projekty zwykle mają wyznaczony budżet, harmonogram, a także zdefiniowany zakres i zasoby, co odróżnia je od bieżących działań operacyjnych, które są bardziej rutynowe i powtarzalne.

2. Czynniki środowiskowe prowadzonej działalności (Enterprise Environmental Factors)

Czynniki środowiskowe to elementy zewnętrzne lub wewnętrzne, które wpływają na projekt, a często znajdują się poza kontrolą zespołu projektowego. Mogą one mieć zarówno korzystny, jak i niekorzystny wpływ na projekt.

Przykłady czynników środowiskowych:

Wewnętrzne: kultura organizacyjna, struktura zarządzania, dostępność zasobów, infrastruktura IT, polityki zarządzania finansami, kompetencje pracowników.
Zewnętrzne: warunki rynkowe, uwarunkowania prawne i regulacyjne, technologie, trendy rynkowe, środowisko ekonomiczne, czynniki społeczne.

Znaczenie czynników środowiskowych: Znajomość czynników środowiskowych pozwala zespołowi projektowemu zidentyfikować szanse i zagrożenia, z jakimi mogą się zetknąć. Na przykład, jeśli firma działa w branży podlegającej ścisłym regulacjom prawnym, zespół projektowy musi zadbać, aby projekt spełniał wszystkie wymogi prawne, co może wpłynąć na czas i koszty projektu.

3. Aktywa procesów organizacyjnych (Organizational Process Assets)

Aktywa organizacyjne to wszystkie zasoby, które mogą wspierać projekt. Są one dostępne wewnątrz organizacji i obejmują zasady, procedury, procesy, bazy wiedzy i wszelkie inne narzędzia, które mogą ułatwić realizację projektu.

Przykłady aktywów procesów organizacyjnych:

Polityki i procedury: wytyczne dotyczące zarządzania projektami, procedury bezpieczeństwa, zasady HR, przepisy wewnętrzne.
Bazy danych i repozytoria: informacje na temat kosztów, harmonogramów, ryzyk w poprzednich projektach, rejestry zasobów.
Standardy i szablony: gotowe formularze, wzory raportów, szablony planów projektowych.

Rola aktywów: Aktywa organizacyjne mogą pomóc w standaryzacji działań projektowych, dzięki czemu zespoły nie muszą zaczynać od zera. Na przykład, szablony planów zarządzania ryzykiem lub harmonogramów ułatwiają pracę nad projektem i sprawiają, że prace przebiegają szybciej i efektywniej.

4. Systemy organizacyjne

Systemy organizacyjne to całość procedur, struktur i zasobów zarządzających działaniami w organizacji. Z perspektywy projektów obejmują one wszystko, co wpływa na przepływ informacji, podejmowanie decyzji oraz przydzielanie zasobów w projekcie.

Elementy systemów organizacyjnych:

Infrastruktura IT: systemy zarządzania projektami, oprogramowanie do harmonogramowania i monitorowania postępu.
Systemy finansowe: mechanizmy zatwierdzania budżetów, kontrola wydatków, procedury raportowania finansowego.
Kanały komunikacji: sposoby i narzędzia komunikacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji, np. komunikatory, platformy wspierające pracę zdalną.

Znaczenie systemów organizacyjnych: Systemy organizacyjne wpływają na efektywność projektu, ponieważ określają, jakie narzędzia i technologie są dostępne dla zespołu projektowego. Dobrze zorganizowany system może zwiększyć efektywność zarządzania projektem, poprawić jakość pracy zespołu i przyspieszyć osiąganie wyników.

5. Ład organizacyjny (Organizational Governance)

Ład organizacyjny obejmuje zasady, które pomagają kształtować sposób, w jaki organizacja podejmuje decyzje, monitoruje ryzyka i dąży do realizacji swoich celów. Jest to ogół zasad, wartości i struktur, które wpływają na podejście organizacji do zarządzania projektami.

Elementy ładu organizacyjnego:

Zasady i standardy: organizacyjne wytyczne dotyczące tego, jak powinny być prowadzone projekty, np. zasady raportowania, sposoby monitorowania postępu.
Role i odpowiedzialności: jasne określenie, kto jest odpowiedzialny za podejmowanie decyzji, nadzór nad projektem i alokację zasobów.
Mechanizmy nadzoru: regularne przeglądy projektów, audyty, raporty postępu.

Rola ładu organizacyjnego: Ład organizacyjny sprawia, że projekty są zgodne z celami i strategią organizacji. Dzięki odpowiedniemu ładowi organizacja może sprawniej zarządzać ryzykami, alokować zasoby i oceniać postępy projektów. Na przykład, jeśli projekt wymaga dodatkowego budżetu, zasady ładu pomogą szybko ustalić, kto i w jaki sposób może podjąć decyzję w tej sprawie.

6. Struktury organizacyjne

Struktura organizacyjna definiuje, jak podzielone są role, odpowiedzialności i zasoby w organizacji. Struktura wpływa na to, jak łatwo zespół projektowy ma dostęp do zasobów i jak szybko mogą być podejmowane decyzje.

Rodzaje struktur organizacyjnych w projektach:

Struktura funkcjonalna: pracownicy są przypisani do funkcjonalnych działów, takich jak HR, marketing czy finanse, a projekty realizowane są jako dodatkowe obowiązki. Kierownik projektu ma zwykle ograniczone uprawnienia i musi konsultować się z kierownikami działów.
Struktura macierzowa: projekty są realizowane przez pracowników różnych działów, którzy podlegają zarówno kierownikowi projektu, jak i kierownikowi funkcjonalnemu. Może występować macierzowa struktura słaba, zrównoważona lub silna, co określa poziom wpływu kierownika projektu.
Struktura projektowa: zespół jest dedykowany wyłącznie realizacji projektu, a kierownik projektu ma pełne uprawnienia. Po zakończeniu projektu pracownicy mogą być przeniesieni do innych projektów lub działów.

Wpływ struktury na projekt: Struktura organizacyjna decyduje o tym, jak łatwo kierownik projektu może uzyskać zasoby i wsparcie od innych działów. W strukturze funkcjonalnej może być trudniej przydzielić zasoby do projektu, ponieważ pracownicy mają inne obowiązki. W strukturze projektowej zespół jest w pełni dedykowany projektowi, co zwiększa efektywność, ale może być kosztowne dla organizacji.

Czynniki środowiskowe, aktywa procesów organizacyjnych, systemy organizacyjne, ład organizacyjny i struktury organizacyjne tworzą specyficzne środowisko, w którym realizowany jest projekt. Każdy z tych elementów wpływa na sposób zarządzania projektem, a ich zrozumienie pozwala lepiej dostosować zarządzanie do warunków organizacyjnych. Świadomość wpływu tych elementów jest kluczowa, by efektywnie planować, organizować i kontrolować działania projektowe w danym kontekście organizacyjnym.