Struktury organizacyjne

Struktura organizacyjna to sposób, w jaki organizacja jest zorganizowana pod względem zarządzania, komunikacji i przydzielania zasobów. W kontekście zarządzania projektami struktura organizacyjna wpływa na sposób, w jaki projekty są prowadzone, kto podejmuje decyzje i jakie zasoby są dostępne dla zespołu projektowego. PMBOK® Guide wyróżnia trzy główne typy struktur organizacyjnych: funkcjonalną, macierzową (w różnych wersjach: słaba, zrównoważona, silna) oraz projektową. Każda z tych struktur ma swoje zalety i wady oraz inne sposoby organizacji pracy nad projektami.

1. Struktura funkcjonalna

W strukturze funkcjonalnej organizacja jest podzielona na działy, które odpowiadają za konkretne obszary funkcjonalne, takie jak HR, marketing, finanse, IT, sprzedaż itp. Każdy dział ma swojego kierownika, który zarządza zasobami i pracownikami w danym obszarze. Projekty są realizowane w ramach poszczególnych działów, a kierownik projektu często pełni funkcję bardziej koordynacyjną niż decyzyjną.

Zalety struktury funkcjonalnej:

• Specjalizacja: Pracownicy są ekspertami w swoich dziedzinach, co sprzyja rozwojowi wiedzy specjalistycznej i efektywności.
• Jasne linie raportowania: Każdy pracownik wie, do kogo raportuje i kto jest jego bezpośrednim przełożonym.
• Ekonomia skali: Łatwiej jest zarządzać dużymi grupami specjalistów w jednym obszarze, co pomaga w bardziej efektywnym zarządzaniu zasobami.

Wady struktury funkcjonalnej:

• Silosy komunikacyjne: Komunikacja między działami bywa utrudniona, co może prowadzić do problemów w koordynacji projektów.
• Ograniczona elastyczność projektowa: Pracownicy mają swoje główne zadania w ramach działu, a projekty są drugorzędne, co może powodować opóźnienia.
• Niski poziom zaangażowania projektowego: Kierownik projektu ma ograniczony wpływ na decyzje, ponieważ większa władza pozostaje w rękach kierowników działów.

2. Struktura macierzowa

Struktura macierzowa jest połączeniem struktury funkcjonalnej i projektowej. W tym modelu pracownicy mogą podlegać zarówno kierownikowi działu, jak i kierownikowi projektu. W zależności od stopnia wpływu kierownika projektu na zespół i decyzje wyróżniamy trzy typy struktur macierzowych:

• Macierz słaba: kierownik projektu ma niewielką władzę, a większość decyzji jest podejmowana przez kierowników funkcjonalnych.
• Macierz zrównoważona: kierownik projektu i kierownicy funkcjonalni dzielą władzę i współpracują, aby osiągnąć cele projektu.
• Macierz silna: kierownik projektu ma większą władzę niż kierownicy funkcjonalni, co pozwala mu lepiej zarządzać zasobami i decydować o priorytetach.

Zalety struktury macierzowej:

• Elastyczne zarządzanie zasobami: Pracownicy mogą pracować nad różnymi projektami, co pozwala organizacji efektywnie alokować zasoby.
• Lepsza współpraca między działami: Współdziałanie funkcji projektowych i działowych zmniejsza ryzyko powstania silosów komunikacyjnych.
• Dostęp do specjalistycznej wiedzy: Kierownik projektu ma dostęp do ekspertów z różnych dziedzin, co podnosi jakość pracy nad projektem.

Wady struktury macierzowej:

• Złożoność raportowania: Pracownicy raportują do dwóch przełożonych, co może prowadzić do konfliktów i niejasności.
• Ryzyko przeciążenia: Pracownicy mogą być obciążeni pracą nad wieloma projektami równocześnie, co wpływa na ich efektywność i może prowadzić do wypalenia.
• Potencjalne konflikty w priorytetach: Kierownicy projektów i funkcjonalni mogą mieć różne priorytety, co wymaga stałej koordynacji i negocjacji.

3. Struktura projektowa

W strukturze projektowej organizacja jest zorientowana wyłącznie na realizację projektów, a zespoły są tworzone specjalnie do ich prowadzenia. Pracownicy są przypisani do projektów na stałe i nie mają innych obowiązków funkcjonalnych poza zadaniami projektowymi. Po zakończeniu projektu członkowie zespołu mogą być przydzieleni do kolejnego projektu lub wrócić do swoich pierwotnych ról w organizacji.

Zalety struktury projektowej:

• Wysokie zaangażowanie w projekt: Pracownicy są w pełni skoncentrowani na jednym projekcie, co sprzyja zaangażowaniu i większej efektywności.
• Pełna odpowiedzialność kierownika projektu: Kierownik projektu ma pełną władzę nad zespołem i zasobami, co pozwala na szybkie podejmowanie decyzji.
• Szybka realizacja projektów: Brak „rozpraszania” przez inne obowiązki i skupienie na jednym projekcie przyspiesza realizację celów.

Wady struktury projektowej:

• Wysoki koszt: Zatrudnianie dedykowanych zespołów projektowych jest kosztowne, ponieważ pracownicy są często przypisani na stałe do jednego projektu.
• Problemy z alokacją zasobów: Po zakończeniu projektu pracownicy mogą mieć trudność w powrocie do stałych ról lub oczekiwaniu na nowy projekt.
• Ryzyko niepełnego wykorzystania zasobów: Jeśli projekt jest opóźniony lub zakończony wcześniej, zespół może być niewykorzystany, co prowadzi do dodatkowych kosztów.

Wybór struktury organizacyjnej zależy od charakteru działalności, strategii oraz preferencji organizacyjnych. Każda struktura ma swoje mocne i słabe strony i może być dostosowana do specyficznych wymagań organizacji:

• Struktura funkcjonalna sprawdzi się w organizacjach, które realizują wiele rutynowych zadań i preferują stabilność oraz specjalizację.
• Struktura macierzowa jest idealna dla organizacji, które realizują różnorodne projekty, ale jednocześnie muszą zarządzać swoimi funkcjami podstawowymi.
• Struktura projektowa jest optymalna dla organizacji, które są w pełni zorientowane na projekty i potrzebują szybkiego podejmowania decyzji oraz elastyczności.

Dobór struktury ma istotny wpływ na sposób realizacji projektów, sposób zarządzania zespołami oraz zdolność do szybkiego reagowania na zmiany.

Strona zrobiona w WebWave.